Mitra Sofware

PETUNJUK PENGGUNAAN PROGRAM MITRA TOKO
1. SETING PROGRAM.
setelah anda masuk program ini pertama kali yg anda harus lakukan adalah seting
program, caranya sbb; dari halaman utama program klik 'setting', kemudian silahkan
masuk ke bagian-bagian yg harus anda setting seperti berikut ini ;
a. Seting Nama Toko
isilah form berikut dengan data toko anda, data yg anda isikan mengenai nama toko anda
akan ditampilkan pada nota maupun laporan cetak printer.
i anda bisa menggunakan gambar logo sendiri, untuk menggunakan logo usaha anda
sendiri, tempatkan gambar logo anda di folder : C:\Program Mitratoko\SERVDB\Pic\Logo
ii jika ada kolom yg tidak anda isi (dikosongkan), silahkan isi dengan karakter berikut; -
(contoh seperti pada motto diatas)
iii 'timer info' merupakan nilai kecepatan jalannya kalimat pada 'info produk', kalau 'info
produk' kolomnya tidak diisi (dikosongkon) maka pada 'timer info' beri nilai '0'
b. Setting Tahun Anggaran
i. tgl. mulai dan tgl. akhir adalah periode 1 tahun pembukuan (anda dapat menentukan
sendiri 1 tahun pembukuan menurut versi anda). Ini berguna supaya program melakukan
backup secara automatis dalam 1 tahun pembukuan jika tahun pembukuan sudah
berakhir.
c. Setting kas awal harian
kas awal adalah modal kas awal setiap hari kerja. (bisa anda ubah-ubah setiap hari sesuai
modal kas awal yg anda sediakan). untuk mengosongkan saldo awal dan kas awal tuliskan
angka nol 2 kali, sbb; 00
d. Setting Umum
Hal-hal penting yg harus anda perhatikan dalam melakukan setting umum ini, sbb;
i. isi kode faktur (nota) sesuai ketentuan anda, kode faktur ini akan muncul sebagai bagian
depan dalam rangkaian nomer seri sebuah faktur (misalkan: faktur penjualannya BRG-1 ;
ini berarti kode fakturnya BRG- dan no. faktur penjualannya adalah 1 ), kode faktur boleh
menggunakan huruf/simbol/angka, atau boleh juga dikosongkan.
ii. pilih no. faktur, jika pilih otomatis maka komputer yang akan membuat urutan sendiri
secara otomatis pada no. faktur disetiap transaksi penjualan. jika pilihan manual kita
sendiri yang harus membuat no. faktur disetiap transaksi penjualan. Untuk faktur
penjualan ini pertama kali harus anda reset supaya menghitung dari nomor awal.
iii. pilih bentuk nota sesuai pilihan yg ada ; besar, sedang, atau kecil
iv. pilih mode print, jika ingin setiap transaksi langsung mencetak hasilnya ke print
silahkan pilih langsung cetak tapi jika hanya ingin menampilkan hasil preview maka
pilihlah preview.
v. pilih periode tanggal, pilih harian jika anda ingin menampilkan laporan harian atau pilih
bulanan jika anda ingin menampilkan laporan bulanan atau pilih semua tanggal jika anda
ingin menampilkan laporan dari semua tanggal. untuk isian selanjutnya bisa anda biarkan
sesuai defaultnya.
2. MENGATUR HAK AKSES
Pertama tama anda harus membuat user baru, misalkan anda mau membuat akses untuk
kasir yang hanya boleh memakai menu-menu tertentu sesuai yang anda kehendaki.
langkahnya sbb;
a. dari halaman utama program, klik 'Tool'
b. klik 'create user baru'
c. kemudian isi ;
nama user :kasir
password :kasir
konfirmasi :kasir
d. klik 'ok'
Sekarang menentukan menu apa saja yang boleh diakses oleh user kasir, langkahlangkahnya
sbb;
a. dari halaman utama program, klik 'Tool'
b. klik 'hak akses'
c. pada pilihan user, pilih kasir
d. tandai menu yang boleh diakses sesuai keinginan anda, pilih menu seperti contoh
diatas.
e. klik 'simpan'
untuk mencoba hasilnya coba anda keluar dari program dan masuk lagi, tapi isi login sbb;
nama user :kasir
password :kasir
coba sekarang anda masuk ke menu yang tidak boleh dibuka kasir, misalkan menu
laporan stock barang, pasti tidak bisa masuk.
3. INPUT DATA BARANG (STOCK)
sebelum menggunakan program ini untuk mencatat kegiatan transaksi, anda pertama kali
harus mencatat seluruh stock barang , sbb ;
a. dari halaman utama program, klik 'data'
b. klik 'barang'
c. klik 'tambah'(perhatikan tulisan berwarna merah itu tanda bahwa kolom tersebut wajib
diisi atau tidak boleh dibiarkan kosong)
d. isi nama suplier, klik 'F' untuk mengambil data suplier dari database, pilih suplier
kemudian double klik untuk mengambilnya. jika belum ada, berarti anda harus mencatat
data suplier baru; klik 'tambah', isikan data suplier setelah selesai klik 'simpan', kemudian
klik 'refresh', data suplier yang baru saja anda masukkan akan ditampilkan disitu, pilih
data suplier tsb, kemudian double klik untuk mengambilnya.
e. isi kode barang ; bisa huruf, angka, simbol atau campuran dari ketiga-tiganya. Klik
tombol 'tab' untuk pindah kekolom bawahnya (tombol 'tab' berfungsi untuk memindahkan
kursor ke setiap kolom dibawahnya).
f. isi nama barang
g. isi kategori ; artinya kategori ini merupakan pengelompokan barang dalam suatu
divisi/departemen tertentu, mis: sabun lux di kelompokkan dalam kategori pembersih.
h. isi satuan ; disitu ada pilihan, kalau dalam pilihan belum ada anda bisa menuliskannya.
i. isi harga beli
j. isi harga jual ; untuk harga jual ini juga disediakan harga grosir berdasarkan quantity
(dimana harga akan berbeda bila jumlah yg dibeli berbeda, semakin banyak yg dibeli
harga akan semakin murah). Untuk mengisi harga grosir sebelumnya anda harus mengisi
item harga jual lebih dahulu setelah itu klik tombol huruf G dan akan muncul pilihan harga
grosir berdasarkan quantity. contoh penggunaan sbb; pertama anda isi harga jual 2000 itu
merupakan harga retile untuk penjualan sebanyak 1 buah, kemudian klik G dan isi harga 1
sebesar 1900 untuk penjualan antara 2 sampai dengan 11 , kemudian isi harga 2 sebesar
1800 untuk penjualan sebesar 12 sampai dengan 24, begitu seterusnya. Nanti pada saat
anda menjual produk tersebut sebanyak 15 buah maka program otomatis akan
menggunakan harga 2 sebesar 1800.
l. isi jumlah barang yang akan dipajang di toko, nanti sisanya akan otomatis ditempatkan
di gudang.
m. isi stock minimal ; ini adalah jumlah barang yang menjadi batas minimal yang harus
ada, sehingga bila jumlah stock sudah masuk ke jumlah minimal maka anda harus mulai
membeli barang tersebut untuk menambahnya.
n. isi tanggal expired (kadaluarsa) jika ada, klik 'D' untuk menampilkan kalender dan
memilih tanggal kadaluarsa.
o. isi merek barang jika ada
p. isi seri barang jika ada.
q. Kalau anda ingin menampilkan gambar untuk produk anda, klik browse kemudian ambil
file gambar yg anda kehendaki.
r. klik 'simpan'
4. MENCATAT TRANSAKSI PENJUALAN [ PEMBELIAN SAMA ]
i. Shortcut untuk catat penjualan adalah tombol [F9] dan shortcut untuk pembelian adalah
[F10], artinya anda bisa masuk langsung ke menu ini dari halaman utama program
dengan menekan tombol [F9].
ii.Saat pertama kali masuk menu ini kursor akan berada di kolom kode, untuk
menampilkan data barang yang mau dijual ada tiga cara ;
a. ketik kode data barang yang mau anda jual (tinggal lihat di label barang tersebut,
harusnya sudah diberi label kode saat input stock)
b. klik mouse, lihat dikolom kode akan muncul tanda drop down (anak panah ke
bawah), anda klik maka akan muncul tabel data barang tinggal anda cari barang yang
dikehendaki dan double klik dengan mouse untuk mengambilnya.
c. tekan tombol [F11] untuk menampilkan tabel data barang. cari barang yang
dikehendaki dan double klik dengan mouse untuk mengambilnya.
iii. Pada tabel penjualan jika anda mau lompat kekanan dari kolom satu kekolom yang lain
tekan tombol [ENTER], kalo anda mau berpindah ke baris bawahnya dari kolom manapun
anda berada tekan saja tombol [SHIFT], untuk naik ke baris atasnya tekan tombol [ ] .
Keterangan ;
a. Setiap data transaksi penjualan/pembelian akan ditampilkan di menu 'Daftar
penjualan/pembelian' , anda bisa mencari data transaksi, mengubahnya atau
menghapusnya.
b. Transaksi kredit pada penjualan disebut pihutang, data pihutang akan ditampilkan di
menu 'pihutang', Transaksi kredit pada pembelian disebut hutang, data hutang akan
ditampilkan di menu 'hutang'.
5. MENGUBAH / MENGHAPUS / MELIHAT DETILE DATA PENJUALAN YANG SUDAH
TERJADI. [ PEMBELIAN SAMA ]
Masuk menu daftar penjualan, menu ini berisi seluruh transaksi penjualan yg sudah terjadi
atau dengan kata lain setiap transaksi penjualan yg terjadi akan muncul di menu daftar
penjualan. untuk masuk ke menu daftar penjualan, langkahnya sbb ;
a. dari halaman utama klik menu 'penjualan', kemudian klik menu 'daftar penjualan'.
b. dimenu daftar penjualan ini anda bisa melihat transaksi yg terjadi baik harian,
mingguan, bulanan atau dalam periode tertentu (tinggal set tanggal awal dan akhir sesuai
keinginan).
c. anda bisa mencari data transaksi penjualan dengan menggunakan fungsi cari yg
tersedia, caranya tinggal memasukkan kata kunci yang ada seperti ; no. faktur, tanggal
transaksi, atau data yg lainnya.
d. untuk melihat data transaksi secara detile, caranya ; block data transaksi penjualan yg
dikehendaki, klik mouse kanan, klik 'detile', lihat di display bawah akan muncul data
transaksi penjualan secara detile.
e. untuk edit data transaksi, caranya ; block data transaksi penjualan yg dikehendaki, klik
mouse kanan, klik 'edit', kemudian anda bisa edit transaksi penjualan dan 'simpan'.
f. untuk menghapus data transaksi, caranya ; block data transaksi penjualan yg
dikehendaki, klik mouse kanan, klik 'delete'.
6. MENCATAT TRANSAKSI BAYAR PIHUTANG [BAYAR HUTANG SAMA]
Untuk catat transaksi bayar pihutang, langkahnya sbb ;
a. dari halaman utama klik 'penjualan'
b. klik 'pihutang'
c. klik 'bayar pihutang'
d. ketik no. faktur yang akan dibayar, anda bisa juga ambil dari database dengan klik 'F',
pilih data pihutang kemudian double klik untuk mengambilnya.
e. isi jumlah uang yg dibayarkan (pelanggan bisa mengangsur atau melunasinya)
f. pilih cara pembayarannya, isi data yg diminta.
g. klik 'simpan'
Keterangan:
a. Apabila pelanggan melunasi pihutang, data dari pihutang akan secara otomatis terhapus
dari database, anda bisa lihat di menu 'cek pihutang' data pihutang yg dilunasi tidak akan
muncul lagi (terhapus).
b. Data transaksi pembayaran pihutang akan muncul di menu 'daftar pembayaran
pihutang', dan dimenu tersebut anda bisa mencari data yang anda butuhkan mengenai
pihutang yang telah dibayar.
7. MENCATAT TRANSAKSI RETURN JUAL [RETURN BELI SAMA]
untuk mencatat transaksi return penjualan, langkahnya sbb ;
a. dari halaman utama klik 'penjualan'
b. klik 'return jual'
c. klik 'return baru'
d. ketik no. faktur dari barang yg akan direturn, anda bisa juga ambil dari database
dengan klik 'F', pilih faktur dari barang yg akan direturn kemudian double klik untuk
mengambilnya.
e. pilih 'kode barang' yg akan direturn dengan klik menu dropdown (tanda anak panah
kebawah)
f. isi kolom 'keterangan' dengan alasan apa barang direturn. (misalkan; rusak, kadaluarsa,
dll.)
g. isi kolom 'jumlah return' sesuai jumlah yg mau direturn, jika anda langsung mau
menempatkan ke gudang silahkan klik 'D' dan isikan jumlah di kolom 'gudang'.
h. klik 'ok', data barang yg direturn akan muncul didisplay bawah, jika sudah benar klik
'simpan'
Keterangan:
a. barang yang sudah berhasil direturn akan muncul di daftar return penjualan, untuk
melihatnya klik 'cek return'.
b. di menu 'cek return' anda juga dapat mencari data transaksi return penjualan yang
sudah terjadi dengan menggunakan fungsi cari.
c. transaksi return penjualan akan otomatis mempengaruhi jumlah stock barang tsb yg
menjadi bertambah dan jumlah uang kas yg berkurang untuk membayar transaksi return
tsb.
8. MENCATAT MUTASI STOCK DARI TOKO KE GUDANG / SEBALIKNYA.
a. dari halaman utama klik 'data'
b. klik 'mutasi barang'
c. klik 'mutasi'
d. ketik kode barang yang akan dimutasi, anda bisa juga ambil dari database dengan klik
'F', pilih data barang yang akan dimutasi kemudian double klik untuk mengambilnya.
e. tentukan dari mana kemana barang akan dimutasi, misalkan dari toko ke gudang anda
tinggal klik menu drop down (anak panah kebawah) untuk menentukan pilihan.
f. isi kolom jumlah sesuai jumlah barang yang akan anda mutasi.
g. klik 'simpan'
keterangan:
data dari mutasi barang yang sudah dilakukan akan muncul di daftar mutasi barang, untuk
melihatnya klik
'cek barang'
9. BACKUP / RESTORE DATA
Backup ; copykan semua file yg berekstensi .mdb ke tempat lain. (disket atau cd)
Restore ; copykan file backup anda ke folder C:\Program Mitratoko\SERVDB\ (tapi
sebelumnya anda harus memindahkan file .mdb yg sedang dipakai ketempat lain terlebih
dahulu untuk penyelamatan).
11. LAPORAN-LAPORAN
a. untuk melihat laporan, tinggal masuk ke menu laporan, kemudian pilih laporan apa
yang anda inginkan, set tanggal awal dan akhir sesuai keinginan anda, set pilihan-pilihan
yg disediakan sesuai kebutuhan anda, kemudian klik 'print'. setelah itu akan muncul
'preview' dari laporan yang siap dicetak di print.
b. perhatikan pada halaman preview ini, anda bisa mencetaknya langsung ke mesin
printer dengan klik gambar printer dibagian bawah, atau anda bisa menampilkan laporan
ini dalam format; exel, lotus, text, word, html, atau lainnya sehingga dapat anda edit
untuk ditambah atau dikurangi dengan klik gambar tas dibagian bawah kemudian pilih
format yg anda inginkan kemudian klik ok.
Keterangan Umum:
1. Tulisan merah pada suatu kolom, itu berarti kolom tersebut wajib diisi dan tidak boleh
dibiarkan
kosong.
2. Tombol 'Tab' biasanya digunakan untuk memindahkan kursor dari satu kolom ke kolom
lainnya.
---------------- S E L E S A I ---------------


Download Disini